С 18.02.1992 архивный отдел - структурное подразделение Администрации города Когалыма, осуществляет руководство архивным делом на территории города Когалыма. Одновременно архивный отдел выполняет функции городского (муниципального) архива по комплектованию, хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих историю города Когалыма. Первой заведующей архивным отделом была назначена Г.Н. Камалитдинова. С 17 декабря 1990 года по 31 декабря 1998 года отдел возглавляла Рыбкина Лина Васильевна. В это время решались ключевые вопросы концентрации и сохранности массива документов по истории города Когалыма в архивном отделе. Именно Л.В. Рыбкиной было положено начало важной и значимой работы по сохранению документального наследия нашего города. С 2000 года Лина Васильевна находится на заслуженном отдыхе. С 1993 по сентябрь 2020 года архивным отделом руководила Фистик Зоя Анатольевна, которая за заслуги в деле сохранения документальной истории города Когалыма в 2018 году была награждена нагрудным знаком Федерального архивного агентства «Почетный архивист». С сентября 2020 года начальник архивного отдела администрации города Когалыма – Гафтонюк Светлана Владимировна. В 1985 года архивный отдел располагался в здании Администрации города Когалыма по ул. Мира, д. 24. Но в связи с увеличением хранящихся документов и недостатком площадей, в 1994 году архивный отдел переехал в новое помещение по ул. Молодежной, д.9. Со временем загруженность архивохранилищ стала достигать 150 %. В 2003 году проблема разрешилась: архивный отдел переехал в новое помещение по ул. Мира, д.22, где и находится по сегодняшний день. В распоряжении архивного отдела: 15 архивохранилищ, оборудованных металлическими стеллажами, металлическими шкафами для размещения документов; рабочие кабинеты, оснащенные новой мебелью, компьютерной и офисной техникой.