Архивный отдел находился в составе управления делами администрации города со штатной численностью 2 единицы. В 1999 году архивный отдел включен в структуру администрации города как самостоятельный орган. В 2003 году в штатное расписание отдела введена дополнительная единица. В 2010 году архивный отдел включен в состав управления культуры администрации города Ханты-Мансийска. Ханты-Мансийский городской архив расположен на первом этаже пятиэтажного жилого дома по улице Маяковского, 9. Архивохранилище оборудовано современными стеллажами, системами пожарной и охранной сигнализации. Сохранность архивных документов обеспечивается хранением их в архивных коробах, соблюдением температурно-влажностного режима. Государственный учет документов ведется в электронном виде с использованием программных комплексов. В архивном отделе трудится 3 специалиста: начальник отдела и 2 инспектора. Объем Архивного фонда на 01.01.2022: количество фондов – 184; 19570 ед.хр.: управленческой документации – 4258 ед. хр.; по личному составу – 14487 ед. хр.; документов личного происхождения – 417 ед. хр.; фотодокументов – 382 ед. хр.; видеодокументов – 26 ед.хр.